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エッセイの書き方(文章の構成法)
英文でビジネスレターを書くときは、ただ日本文を英文に訳せばいいというものではありません。文面や封筒にはどの位置に、どのようなことを書くべきか、書式が決まっています。レター、封筒ともに正式書類として扱われるので、送り手に失礼のないよう、タイプしたものかコンピュータからプリントアウトしたものを用いるとよいでしょう。

<ビジネスレターの書式>
1.[レター・ヘッド] C&C Ltd.
14 Richmond Street West
Toronto, Ontario
M5H 2G4
tel: xxx-xxxx-xxx
fax:xxx-xxxx-xxx
e-mail: ***@***.com

2.[日付] October 10, 2002

3.[宛名・住所] Mr. Hajime Takahashi
23 West Avenue
Vancouver BC V6J 2L3

4.[敬辞] Dear Mr. Takahashi

5.[表題] Subject:Review of insurance benefits

6.[本文] Your annual C&C benefit statement is enclosed for your review. It details your policy's current financial growth and status.

Please take this opportunity to review and assess your insurance benefits with your C&C representative.

Thank you for choosing C&C. We will strive in continuing to earn your trust and confidence.

7.[結辞] Your sincerely,

8.[署名] [Signature]

Geoffroy Kaffman
Manager
Sales Department

9.[その他] Enclosure
<本文訳>

高橋様

ご検討いただくために、本年度の配当金の明細を同封しました。その明細は、現在のあなた様が保有する保険証券の状況の詳細です。

ぜひこの機会に、C&Cの販売代理人とともに配当率を再検討いただきたいと思います。

C&Cをお選びいただきありがとうございます。私どもは今後もあなた様の信用と信頼を得るためにいっそうの努力をしてまいります。



◆レターヘッド(Letter head)
本文の内容が一目でわかるように、「具体的」かつ「簡潔」に入力します。主要語の頭文字を大文字にして、キーワードで6、7語にまとめるのが一般的です。

◆日付(Date)
発信日の日付を書きます。アメリカ式では月を先に、イギリス式では日付を先に表記します。月の名前は数字ではなく、月の名前で書くので注意。

<例>
(日)2002年10月10日
(米)October 10, 2002
(英)10 October, 2002


◆宛名・住所(Inside Address)
先方の名前がわかっていれば、敬称(Mr./Mrs.など)とフルネーム、所属部署名がわかっていればその名称、会社名、住所の順に記載します。

◆敬辞(Greeting/Salutation)
日本語の「拝啓」などにあたる書き出しの文句です。一般に、受取人の姓に敬称をつけます。

<例>
Dear Mr. Smith/Hi,Carol/Tomなど


親しい間柄にはファーストネームにDearをつけます。

不特定の相手に対してはもっと一般的な呼びかけではじめます。

<例>
Dear Sir/Dear Friends/Everyoneなど


◆表題(Subject)
用件を先方が一目でわかるようにするためのものです。Subject: あるいはRe:、またはRef.でと書き始めます。Re:またはRef.はリファレンスナンバーを示すもので、注文番号など、この手紙が何に対する返事かを示します。

◆本文(Body)
用件を書きます。ただし、「1つのパラグラフに1つの用件」というルールがありますので、あまり多くのことを書きすぎないように気をつけましょう。

◆結辞(Closing)
日本語の「敬具」などに相当する言葉がきます。一般には、Yours sincerelyが来ます。

◆署名(Signature)
送り主の姓名、役職名や部署名を書きます。その上の部分には自署でサインをします。自分の名前のあとに敬称などを加えると初めての方にも性別がわかってもらえます。

◆その他
必要に応じて、つぎのような情報を付加します。



文書責任情報(Reference Initials)
文責を示したい場合に、作成者のイニシャルを記ます。
<例>
AJ






同封物に関する注(Enclosure Notation)
同封書類がある場合に、「Enclosure」(1つの場合)、「Enclosure 2」あるいは「Enclosure (2)」(2つの場合)の要領で示します。

写しに関する注(Carbon Copy Notification)
手紙は宛名以外に送ったことを示す場合に、cc:(cc、CC、CC:も可)に続けて送った人の名前を記ます。

<封筒の書式>
1.[差出人の名前と住所] CC&C Ltd.                [Stamp]
14 Richmond Street West
Toronto, Ontario M5H 2G4
CANADA

2.[郵便取り扱い指示] Air Mail

3.[受取人の名前と住所]
Naomi Ono
2-2-2 higashi-machi, Musashino-shi,
Tokyo 182-5678 JAPAN

4.[郵送上の注意] PRINTED MATTER



◆差出人の名前と住所
(1)名前、(2)部署、(3)会社名、(4)住所の順番に封筒の左上に書きます。

◆郵便取り扱い指示
航空便なら Air Mail [By Air]、船便なら By Seaと記します。

◆受取人の名前と住所
中央または少し右よりに、(1)名前、(2)部署名、(3)会社名、(4)住所の順で記します。

◆郵送上の注意
郵送上の注意をここに記します。

 速達  Express
 書留  Registered Mail
 親展  Personal
 極秘  Confidential
 印刷物  PRINTED MATTER
 壊れ物注意  FRAGILE
 折曲厳禁  DO NOT BEND!

<レターかEメールか>
プライバシーの保護という点からするとレターのほうが優れています。その意味で、契約書などの法的意味合いのある書類や、招待などのフォーマルな形式を重んじるような場合にはレターが適しています。

また、紛失を避けたい重要書類などを送るときには、宅配業者を利用したり、書き留め(registered mail)を利用するようにします。

◆ネイティブによるチェック
できれば最後はネイティブによるチェックを受けたいものです。正しい表現やフレーズを知り、それを次回のライティングに使うことで確実に力がついていきます。例えばイーオンでは添削指導コースが6種類あります。自己流からの脱却を図ってみるのもいいかもしれませんね。


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